Spring naar hoofd-inhoud

Nieuws Details

Kassagegevens moeten digitaal worden bewaard.

Digitale detailgegevens uit een kassa moeten bewaard blijven, zodat de Belastingdienst een efficiënte controle kan uitvoeren. Dit zegt de Hoge Raad in een recente uitspraak. Wat betekent de uitspraak en wat zijn de gevolgen?

De conclusie van de uitspraak is dat de ondernemer de digitale detailgegevens uit een kassa in beginsel moeten kunnen aanleveren. De ondernemer is verantwoordelijk dat hij deze gegevens goed bewaart, ook als de kassa onvoldoende geheugencapaciteit heeft.

Wat houdt de uitspraak van de Hoge Raad in?

Door technologische ontwikkelingen - kassabediening vanaf mobiele telefoons, opslag in de cloud - verandert de invulling van de eisen aan een administratie. Bij sommige kassa’s worden de detailgegevens elke week overschreven om geheugen te besparen. De Hoge Raad bevestigt in zijn uitspraak dat de detailgegevens nodig zijn voor een efficiënte controle door de Belastingdienst. Het argument van de ondernemer dat de kassa onvoldoende capaciteit heeft om deze gegevens gedurende de bewaartermijn te bewaren wordt door de rechter niet als excuus geaccepteerd.

Wat zijn de gevolgen van de uitspraak?
Als er bij controle een verschil van mening is over de omzet en de ondernemer kan de detailgegevens van de kassa niet digitaal aanleveren, dan kan dat ertoe leiden dat de ondernemer niet voldoet aan de administratie- en bewaarplicht. Het gevolg kan zijn dat de bewijslast wordt omgekeerd en verzwaard.

Het is dus van belang dat de ondernemer een kassa of kassasysteem gebruikt waarmee hij aan zijn administratieve verplichtingen kan voldoen. Deze kassa ondersteunt het bedrijfsproces en bewaart de geregistreerde gegevens, digitaal, in detail.

Wat is een aan te bevelen kassa?
Er zijn verschillende soorten kassa’s waarmee uw klant aan de fiscale eisen kan voldoen. Hebt u zelf niet de kennis om dit te beoordelen? Softwareontwikkelaars, leveranciers en accountants hebben samen met de Belastingdienst een norm ontwikkeld voor kassa’s: het Keurmerk Betrouwbaar Afrekensysteem. Een keurmerkkassa geeft een volledig, duidelijk en inzichtelijk rapport van de geregistreerde omzet.